АГУ активизирует переход на электронный документооборот

Постепенное внедрение СЭД «Директум» в Астраханском госуниверситете ведётся с 2010 года. В последние месяцы процесс вышел на новый этап, и вскоре обмен документами на бумажных носителях окончательно уйдёт в прошлое.

Те, кто работает в вузе несколько десятилетий, скорее всего, помнят, как им приходилось регулярно забирать в общем отделе пачки копий приказов и входящих писем. Это отнимало и время, и материальные ресурсы. Стало очевидно, что процесс требует коренного реформирования и модернизации. Выбор был сделан в пользу СЭД «Директум».

Как это часто бывает с новыми технологиями, использование системы электронного документооборота потребовало преодоления непонимания, а порой и отрицания новых методов работы. Кроме того, изначально количество рабочих лицензий было сильно ограничено, так что заходить в систему иногда приходилось буквально по часам, чтобы дать возможность поработать и другим пользователям.

«Конечно, первыми обнаруживались минусы: проблемы с восприятием интерфейса, проведением операций чуть более сложных, чем ознакомление с поступившим документом... Но постепенно работа в СЭД стала казаться привычной и даже удобной. Увеличилось количество пользователей, и вход в систему перестал быть проблемным. Стали очевидными плюсы: возможность отправить информацию нескольким пользователям одновременно, посмотреть историю работы с документом или отчёт об исполнении», — делится воспоминаниями администратор СЭД «Директум», замначальника управления делами АГУ Елена Гусева.

В настоящее время, после обновления системы и появления нового функционала, в Астраханском госуниверситете идёт новый этап освоения «Директума»: большая часть сотрудников получила корпоративные электронные подписи, и им теперь доступна возможность формирования в СЭД служебных записок и приказов по основной деятельности вуза. Чтобы ознакомить коллег с новыми возможностями электронного документооборота, сотрудники управления делами и отдела эксплуатации вычислительной техники проводят обучающие семинары — их уже посетило около 50 человек.

«В ходе обучения выявляются сопутствующие проблемы: у некоторых пользователей некорректно организована работа в СЭД, большое количество неактуальных ссылок не позволяет видеть новые документы и задачи и т. д. Конечно, все возникающие вопросы фиксируются и отрабатываются», — подчёркивает Елена Гусева.

По словам и.о. начальника отдела развития IT-инфраструктуры, технического администратора СЭД Александра Белкина, среди положительных моментов широкого внедрения «Директума» коллеги называют, в частности, удобство использования веб-версии системы, в которую можно войти с любого мобильного устройства. Также пользователи отмечают оперативность документообмена со структурными подразделениями АГУ, находящимися в разных корпусах; возможность отследить, на каком этапе (согласование, рассмотрение, регистрация или отправка исполнителю) находится документ; наконец, полностью исключается вероятность потери документа.

«Благодаря каждому участнику процесса постепенно происходит отлаживание механизма использования СЭД в университете, что, в свою очередь, является хорошим показателем слаженной командной работы», — убеждена Елена Гусева.

Метки новости

преподавателисотрудники